Manajemen Proyek Rekayasa

 

Halo, artikel ini saya buat untuk memenuhi tugas akhir mata kuliah Manajemen Proyek Rekayasa (MANPRO) pada perkuliahan semester 6 di Program studi Manajemen Rekayasa,  Fakultas Teknologi Industri, Institut Teknologi Del. 

Untuk itu, kita harus mengetahui apa itu proyek, manajemen proyek serta manajemen proyek rekayasa. 

Proyek adalah suatu rangkaian pekerjaan yang diadakan dalam selang waktu tertentu dan mempunyai tujuan khusus. Yang membedakan proyek dengan pekerjaan lain adalah sifatnya yang khusus dan tidak bersifat rutin pengadaannya, sehingga pengelolanyapun memerlukan perhatian extra lebih banyak. Semua proyek selalu mengandung resiko relatif besar terhadap manajemen yang diterapkan untuk proyek itu. Manajemen proyek yang asal–asalan akan berakibat buruk, ibarat mengebut dengan mobil balap dijalanan umum. Kerugian yang di derita tidak hanya materi, waktu dan tenaga namun juga kredibilitas, hubungan baik dan lain–lain bahkan berakibat fatal seperti rusaknya sistem yang telah mapan.

Secara mendasar, manajemen proyek adalah proses pengelolaan proyek yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, dan pengaturan tugas-tugas serta sumber daya yang dimiliki untuk mewujudkan tujuan yang ingin dicapai, dengan mempertimbangkan faktor-faktornya, terutama waktu dan biaya. Dalam manajemen pyoyek kebanyakan orang tahu, jika kita ingin sebuah proyek dilakukan dengan cepat, itu akan merugikan kita terutama jika kita tidak mau bergantung pada ruang lingkup, itu karena tenggat waktu yang singat membutuhkan lebih banyak sumber daya untuk menyelesaikan pekerjaan dengan tepat waktu.

Menurut PMBOK proses yang terjadi dalam aktivitas proyek dibagi menjadi lima tahapan utama atau yang dikenal dengan istilah Project Management Process Groups (Process Groups), yaitu:

1. Initiating, yaitu tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifikasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan.
2. Planning, yaitu suatu tahapan untuk membuat dokumen perencanaan yang akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung. Adapun aktivitas yang akan dilakukan pada tahap ini adalah membuat dokumentasi project plan, resource plan, financial plan, risk plan, acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract supplier dan perform phare review.
3. Executing, yaitu mendefinisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi.
4. Monitoring and Controlling, yaitu sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.
5. Closing, yaitu hasil akhir proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya yang diserahkan kepada pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan post implementation review untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung sebagai pelajaran untuk proyek-proyek di masa yang akan datang.

Manajemen proyek rekayasa adalah jenis manajemen proyek yang hanya berfokus pada proyek rekayasa. Ia menggunakan semua metodologi dan proses standar yang sama seperti jenis manajemen proyek lainnya. Spesialisasi ini cenderung menarik bagi siapa saja dengan latar belakang teknik yang ingin masuk ke bidang manajemen proyek.

Manajemen proyek dapat menyelesaikan masalah-masalah actual, local, dan global yang dipecahkan dengan pengetahuan manejemen sehingga masalah-masalah tersebut dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. Adapun proyek tersebut dikategorikan sebagai berikut:

• Proyek Engineering Kontruksi. Dalam kegiatannya, aktivitas yang paling dominan yang dilakukan dalam proyek ini adalah pengkajian kelayakan, desain engineering, pengadaan dan konstruksi.
• Proyek Engineering Manufacture. Secara garis besar, kegitan proyek ini meliputi seluruh kegitan yang bersifat untuk menghasilkan produk baru.
• Proyek Pelayanan Manajemen. Dalam pengerjaannya, aktivitas utama dalam proyek ini adalah merancang system informasi manajemen, merancang program efisiensi dan penghematan, diversifikasi, penggabungan dan pengambilalihan, memberikan bantuan emergency untuk daerah yang terkena musibah, merancang strategi untuk mengurangi kriminalitas dan penggunaan obat-obat terlarang.
• Proyek Penelitian dan Pengembangan. Adapun aktivitas utama yang dilakukan dalam pelaksanaan proyek ini meliputi melakukan penelitian dan pengembangan suatu produk tertentu.
• Proyek Kapital. Secara umum, kegiatan yang dilakukan dalam proyek ini biasanya digunakan oleh sebuah badan usaha atau pemerintah, misalnya pembebasan tanah, penyiapan lahan dan pembelian material.

Importance of Project Management

Penyelarasan Strategis

Manajemen proyek penting karena memastikan apa yang disampaikan, benar, dan akan memberikan nilai nyata terhadap peluang bisnis.

Kepemimpinan

Manajemen proyek penting karena membawa kepemimpinan dan arahan ke proyek.

Jelas Fokus & Tujuan

Manajemen proyek penting karena memastikan ada rencana yang tepat untuk melaksanakan tujuan strategis.

Perencanaan Proyek Realistis

Manajemen proyek adalah penting karena memastikan harapan yang tepat ditetapkan di sekitar apa yang dapat disampaikan, kapan, dan berapa banyak.

Kontrol Kualitas

Manajemen proyek penting karena memastikan kualitas apa pun yang disampaikan, secara konsisten mencapai sasaran.

Manajemen Risiko

Manajemen proyek penting karena memastikan risiko dikelola dan dimitigasi dengan baik untuk menghindari menjadi masalah.

Project Management Framework

Project Management Framework adalah kerangka kerja yang memetakan metode, proses, tugas, sumber daya dan alat yang diperlukan untuk mengambil proyek dari awal hingga akhir.

Cost Management

Cost Management adalah proses perencanaan dan pengendalian anggaran bisnis. Manajemen biaya adalah suatu bentuk akuntansi manajemen yang memungkinkan bisnis untuk memprediksi pengeluaran yang akan datang untuk membantu mengurangi peluang untuk melampaui anggaran. Cost management terdiri dari mempersiapkan dan mengelola anggaran untuk proyek tersebut. Proses meliputi:

•     memperkirakan biaya
•     penganggaran biaya
•     pengendalian biaya

Keluaran meliputi: perkiraan biaya, anggaran dasar, perhitungan nilai yang diperoleh.

Time Management

Time management adalah proses pengorganisasian dan perencanaan bagaimana membagi waktu Anda di antara kegiatan tertentu. Time management memperkirakan waktu penyelesaian pekerjaan, mengembangkan jadwal proyek, dan memastikan penyelesaian proyek tepat waktu. Proses meliputi:

• definisi aktivitas
• urutan aktivitas
• estimasi sumber daya aktivitas
• estimasi durasi aktivitas
• jadwal pengembangan
• kontrol jadwal 

Keluaran meliputi: diagram jaringan, Gantt chart, jalur kritis dll.

Scope Management

Scope management Manajemen Lingkup Proyek mengacu pada serangkaian proses yang memastikan ruang lingkup proyek didefinisikan dan dipetakan secara akurat. Teknik Manajemen Lingkup memungkinkan manajer proyek dan penyelia untuk mengalokasikan jumlah pekerjaan yang tepat yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses  terutama terkait dengan mengendalikan apa yang ada dan apa yang bukan bagian dari ruang lingkup proyek.

Quality Management

Quality management adalah tindakan mengawasi semua kegiatan dan tugas yang harus diselesaikan untuk mempertahankan tingkat keunggulan yang diinginkan. Ini termasuk penentuan kebijakan mutu, menciptakan dan menerapkan perencanaan dan jaminan kualitas, dan kontrol kualitas dan peningkatan kualitas.

Memastikan bahwa proyek akan memenuhi kebutuhan yang dinyatakan atau tersirat yang dilakukan

Proses meliputi:

• perencanaan kualitas
• kualitas asuransi
• kontrol kualitas

Keluaran meliputi: rencana jaminan kualitas, standar dll.

 

HR Management

HR Management adalah pendekatan strategis untuk manajemen orang yang efektif dalam suatu perusahaan atau organisasi sedemikian rupa sehingga mereka membantu bisnis mereka mendapatkan keunggulan kompetitif. Proses meliputi:

• perencanaan sumber daya manusia
• mengakuisisi tim proyek
• mengembangkan tim proyek
• mengelola tim proyek

Keluaran meliputi: bagan organisasi proyek, rencana manajemen kepegawaian, histogram sumber daya dll.

Risk Management

Risk management adalah identifikasi, evaluasi, dan prioritas risiko yang diikuti oleh aplikasi sumber daya yang terkoordinasi dan ekonomis untuk meminimalkan. Proses meliputi:

• perencanaan manajemen risiko
• identifikasi resiko
• analisis risiko kualitatif
• analisis risiko kuantitatif
• perencanaan respons risiko
• pemantauan dan pengendalian risiko

Keluaran meliputi: rencana manajemen risiko, rencana darurat dll.

Communication Management

Communication management adalah perencanaan sistematis, implementasi, pemantauan, dan revisi semua saluran komunikasi dalam suatu organisasi, dan antara organisasi. Proses meliputi:

• perencanaan komunikasi
• distribusi informasi
• pelaporan kinerja
• mengelola pemangku kepentingan

Keluaran meliputi: rencana manajemen komunikasi, laporan status, laporan kinerja dll ... 

Procurement Management

Procurement Management adalah salah satu bentuk manajemen semacam itu, di mana barang dan jasa diperoleh dari organisasi atau perusahaan yang berbeda. Proses meliputi:

• merencanakan pembelian dan akuisisi
• merencanakan kontrak
• meminta tanggapan penjual
• memilih penjual
• administrasi kontrak
• menutup kontrak

Keluaran meliputi: kontrak, pernyataan kerja dll.

Integration Management

Integration management adalah kumpulan proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa berbagai elemen proyek terkoordinasi dengan baik. Ini melibatkan melakukan pertukaran antara tujuan dan alternatif yang bersaing untuk memenuhi atau melampaui kebutuhan dan harapan pemangku kepentingan. Terdiri dari: Pengembangan rencana proyek. Integration management melibatkan mengoordinasikan semua bidang pengetahuan lainnya di sepanjang siklus hidup proyek.

Integrated Approach

Dalam sistem manajemen proses terintegrasi, semua bagian saling terkait, perubahan salah satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan. Misi, sasaran dan strategi ditetapkan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Faktor lingkungan eksternal: politik, sosial, ekonomi dan teknologi Faktor lingkungan internal: kekuatan dan kelemahan seperti manajemen, fasilitas, kondisi keuangan dll. Masalah yang dihasilkan dari penggunaan Sistem Manajemen Proyek sedikit demi sedikit.

Demikian tulisan ini saya sampaikan, semoga bermanfaat dan dapat menambah wawasan bagi yang membaca.